Dokumenty a wewnętrzna organizacja

Istotą dobrej i optymalnej organizacji produkcji dokumentów jest uwzględnienie potrzeb wszystkich uczestników, bezpośrednio i pośrednio zaangażowanych w rozwój firmy i zaangażowanych w realizacje procesów biznesowych. Generowane dokumenty są efektem zdarzeń. Zawierają informacje oraz niosą ze sobą towarzyszące im emocje. Platformy obsługujące tworzenie i emisję dokumentów powinny mieć charakter rozwiązań systemowych oraz uwzględniać potrzeby i oczekiwania wszystkich zainteresowanych działów: zarządu, marketingu, sprzedaży, informatyki, produkcji oraz księgowości.

Zarząd, Administracja, Obsługa Prawna

To te obszary w instytucji, które decydują ostatecznie o wyglądzie dokumentów, ich zawartości merytorycznej, oraz zgodności z prawem. To tu określa się kompetencje pracowników, na poszczególnych etapach procesów biznesowych, dotyczące tego, co mogą a czego nie mogą napisać w dokumencie. Decyzje tego szczebla określają strategię przedsiębiorstwa i zakres informacyjny jaki powinien być generowany w kierunku adresatów dokumentów. Prawnicy odpowiadają za treść poszczególnych paragrafów zawieranych umów i ich zgodność z obowiązującym i/lub zmieniającym się prawem.

Biznes

Sprawność pracowników w tym obszarze decyduje o sukcesie całej instytucji. Jasno wytyczone cele biznesowe i procedury ich realizacji w istotny sposób wpływają na efektywność całego przedsiębiorstwa. Jednocześnie to w tym obszarze powstaje najwięcej dokumentów adresowanych do klientów. Prostota ich tworzenia i uniezależnienie części treści dokumentu od merytorycznego przygotowania pracownika pozwala szybciej "załatwić sprawę", a co za tym idzie pozyskać kolejnego zadowolonego klienta. Częste stosowanie metody "kopiuj/wklej" tekstu z przygotowanego wcześniej pisma do jednego adresata do dokumentu przygotowywanego dla nowego odbiorcy jest źródłem poważnych błędów – pracownik nie zawsze pamięta o spersonalizowaniu nowego dokumentu zgodnie z wiedzą o adresacie. Unikanie tego typu błędów oraz tych wynikających z niekompetencji pracownika pozwala ograniczyć procesy reklamacyjne, a co za tym idzie obniżać koszty.

Księgowość, Analiza Kosztów

Produkcja dokumentów to koszty. Źródłem wydatków są tu: opłaty pocztowe, praca ręczna, materiały: papier, koperty, materiały eksploatacyjne do używanych drukarek nabiurkowych oraz opłaty serwisowe związane z utrzymaniem sprzętu.
Dane statystyczne pokazują, że średni koszt przygotowania i wysłania jednej koperty zawierającej kompletną przesyłkę wynosi: 3,14 PLN. Wprowadzenie odpowiednich nowoczesnych rozwiązań, a przede wszystkim wykorzystanie ogólnie dostępnych technologii przemysłowych pozwala obniżyć te koszty do poziomu: 1,55 PLN. Łatwo policzalny jest również efekt zmniejszenia ilości zużywanego papieru poprzez posługiwanie się dokumentami w formie elektronicznej.
Poza efektami łatwo policzalnymi mamy również do czynienia z efektami wynikającymi z lepszej organizacji pracy. Uproszczenie dokumentów oraz zmniejszenie ich liczby w obiegu biznesowym firmy to przyspieszenie procesów. Przyspieszenie procesów to albo zwiększenie obrotów i zysków, albo zmniejszenie kosztów.

Marketing

Kształtowanie wizerunku firmy oraz dążenie do zwiększania sprzedaży decyduje o tym, że to właśnie pracownicy tego działu mają wpływ na wygląd i zawartość pozamerytoryczną dokumentu. Szata graficzna, jednolity wygląd, informacje marketingowe umieszczane w wolnych obszarach dokumentu, ich powiązanie i uzależnienie od baz CRM oraz łatwość ich dynamicznego kształtowania i powiązania z prowadzonymi kampaniami, stają się bardzo ważnym narzędziem w walce o klienta.

IT – Informatyka

Współczesne rozwiązania informatyczne są coraz bardziej skomplikowane i wymagają coraz wyższych kompetencji – dlatego coraz większym zainteresowaniem cieszą się rozwiązania, które są proste z punktu widzenia eksploatacyjnego i użytkownikom, nie informatykom, dają jak największe możliwości wykorzystania dostępnych narzędzi. Oczekiwane rozwiązania to takie, które informatykę wykorzystują do administrowania i utrzymywania rozwiązań systemowych, a użytkownikom stwarzają możliwości takiego samodzielnego modelowania narzędzia, by uzyskiwany efekt był najbardziej zbliżony do założonego.


Aktualności Nowości Wydarzenia

 

LRS - Levi, Ray & Shoup, Inc

W trakcie trwania tegorocznych targów DRUPA' 2012 rozpoczęte zostały negocjacje zmierzające do podpisania umowy, w oparciu o którą GreenComputing będzie oficjalnie dystrybułował na rynku polskim produkty firmy LRS

Umowa Partnerska

Dnia 03.10.2011 r. została podpisana umowa, na mocy której GreenComputing Sp. z o.o. stała się przedstawicielem handlowym grupy PrintSoft Polska. Spółka będzie wykonywała usługi w zakresie dystrybucji produktów dostarczanych przez grupę PrintSoft Polska, ich wsparcia technicznego i utrzymania eksploatacyjnego.

GreenComputing Sp. z o.o. jest w pełni uprawniona do podejmowania i realizacji wskazanych powyżej usług, a także posiada niezbędną wiedzę techniczną oraz możliwości technologiczne umożliwiające ich należyte wykonanie. Ponadto umowa z dnia 03.10.2011 r. przewiduję ścisłą współpracę pomiędzy wskazanymi w niej spółkami oraz pełne wsparcie ze strony PrintSoft Polska Sp. z o.o. dla GreenComputing Sp. z o.o. w zakresie realizowanych usług i podejmowanych działań.

Wszelkie produkty i usługi oferowane przez GreenComputing Sp. z o.o. są gwarantowane co do jakości przez PrintSoft Polska Sp. z o.o., która to kontroluje ich prawidłowe wykonanie.